Datensicherung Tutorial

Datensicherung! Für Viele eine unangenehme Sache, der man versucht so lange wie möglich aus dem Weg zu gehen! Wenn man jedoch verhindern möchte sich später zu ärgern, sollte man das Thema einmal angehen! Es ist schnell erledigt und tut auch gar nicht weh! 🙂
Einleitung: Der Umgang mit Dateien und Dokumenten auf Computern gehört mittlerweile zum Alltag in unserem Leben. Der PC ist nicht mehr nur ein Arbeitsgerät oder Unterhaltungsmedium, sondern auch immer ein Speicherort für allerlei Inhalte, die wir in unserem digitalen Leben sammeln und speichern. Fast jeder hat mittlerweile eine digitale Fotokamera, speichert Fotos und Videos auf dem PC. Viele haben auch eine richtige Musiksammlung auf der Festplatte, speichern Mails im Outlook oder Dokumente im Word und Excel usw. Ein Festplattencrash, Virus oder sonstige Umstände, die gespeicherte Daten auf der Festplatte vernichten, stellt für die Meisten eine Kathastrophe dar, die es zu verhindern gilt! 🙂
Um sich also vor einem Datencrash zu schützen, bedarf es sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und dementsprechende Vorsichtsmaßnahmen zu treffen. In diesem Abschnitt werde ich beschreiben wie man das Thema am Besten angeht, ein erstes Backup seiner Daten anlegt, dieses dann regelmäßig automatisch im Hintergrund aktuell hält.

Step 1: einen Überblick verschaffen

Als Erstes muss man herausfinden wo genau denn eigentlich die Daten gespeichert sind, die man vor einem Unfall schützen möchte. In den meisten Fällen sind das gespeicherte Word-/Excel-/Powerpoint-Dokumente, Fotos, Musik, Videos, Outlook e-mails, Browser/Internet-Explorer Lesezeichen oder auch Dateien die auf dem Desktop abgelegt wurden. etc Wir gehen in unserem Beispiel einfach mal davon aus, dass diese Dateien in den Standard Windows Ordner abgelegt wurden, z.B.:

  • C:\Users\benutzername\Pictures
  • C:\Users\benutzername\Music
  • C:\Users\benutzername\Videos
  • C:\Users\benutzername\Documents
  • C:\Users\benutzername\Favorites
  • C:\Users\benutzername\Desktop

Step 2: eine Struktur schaffen – Reorganisation der Speicherorte

Nun sollten wir all diese Dateien in einem zentralen Ordner sammeln, optimal wäre, wenn dieser auf einem anderen Laufwerk wie z.B. „D:\“ liegen würde. Also erstellen wir einen neuen leeren Ordner, wie z.B. „D:\Daten“ Als Nächstes erstellen wir für jede Kategorie einen Unterordner innerhalb des Ordners D:\Daten, also einen Ordner für Bilder, einen für Musik usw. und kopieren die jeweiligen Dateien dort hinein. Da wir nun unseren zentralen Hauptordner für die einzelnen Dateitypen erstellt und befüllt haben, wäre es wichtig über alle anderen Ordner im Dateisystem zu schauen und ggf. einzelne Ordner die irgendwo anders gespeichert wurden in die vorhandenen zu integrieren. So hat man Alles an einem Ort beisammen. Dies dient der Übersicht, vereinfacht die Datei- & Ordnerverwaltung und hilft nicht zuletzt auch dabei das Backup-Konzept möglichst einfach zu halten. e-mails: Verwendet man ein Programm wie Outlook zur e-mail-Verwaltung, so sollten auch diese Mails regelmäßig gesichert werden. Man geht am Besten wie folgt vor:

Outlook e-mails exportieren:

2.1 Erstelle einen leeren Ordner mit Namen: „Outlook_backups“ an einer beliebigen Stelle (z.B.D:\Daten\Outlook_backups)

2.2 Outlook starten und die Funktion „Exportieren“ anklicken! Outlook 2003/2007 -> Datei / Importieren/Exportieren Outlook 2010 -> Datei / Optionen / Erweitert / Exportieren

2.3 „In Datei exportieren“ wählen – Klick auf „weiter“

2.4 „Outlook-Datendatei (.pst)“ wählen – Klick auf „weiter“

2.5 die oberste Ebene (Postfach) markieren und das Kontrollkästchen „Unterordner einbeziehen“ aktivieren – Klick auf „weiter“

2.6 Nun definieren wir wo das Backup unserer e-mails gespeichert werden soll, klicken also auf „durchsuchen“ und wählen den vorher erstellten Ordner: (D:\Daten\Outlook_backups). Als Dateinamen nehmen wir z.B.: „Outlook_backup_01_2012“ Klick auf „OK“ und dann auf „fertigstellen“

2.7 Falls die Frage kommt, ob man ein Kennwort vergeben möchte, kann man dies tun oder die Felder leer lassen und OK klicken. >> Jetzt wird das Backup, also eine Kopie unseres Postfachs, im Ordner: „D:\Daten\Outlook_backups“ erstellt. Dies sollte man regelmäßig machen um im Falle eines Ausfalls einen möglichst aktuellen Stand gesichert zu haben.

Step 3: Backup-Medium auswählen

Nun brauchen wir eine Festplatte auf der wir das Backup speichern können – am Besten wäre hier eine externe USB-Festplatte mit genügend Speicherplatz. Sinnvoll wäre eine Kapazität von ca 1,5 x oder besser 2 x mal soviel Platz wie die Daten die wir sichern wollen! Wenn so eine Festplatte nicht vorhanden ist, empfehle ich eine neue zu kaufen, soviel kosten die Platten heute nicht mehr und diese Festplatte spielt ja dann eine entscheidende Rolle in unserem Backup-Konzept. Hier ist also der falsche Platz um Geld zu sparen! Lieber eine etwas teurere, hochwertigere Platte eines namhaften Herstellers. Auf diese Platte sollten wir uns verlassen können! Haben wir diese Festplatte in Reichweite, stecken wir sie am PC an und formatieren sie frisch im NTFS-Format! Das geht recht einfach: Am Arbeitsplatz schauen welches Laufwerk (welcher Buchstabe) das neue ist (lieber doppelt checken um nicht versehentlich die falsche auszuwählen*!!*), dann auf dieses Laufwerk – rechte Mouse-Taste – „formatieren“ – kontrollieren ob als Dateiformat NTFS eingestellt ist und dann mit „starten“ die Formatierung starten. Damit ist die Platte komplett leer und bereit mit unseren Backup-Daten befüllt zu werden 🙂

Step 4: Backup-Job erstellen und Zeitplan festlegen

Nun erstellen wir am C: Laufwerk einen Ordner mit den Namen „scripte“ und auf unserer USB-Festplatte erstellen wir den Ordner „backups“ (darin noch einen Unterordner: „Logfiles“) und öffnen anschließend den Windows Text Editor: (Start / Alle Programme / Zubehör / Editor) Hier kopieren wir mittels copy/paste folgenden Befehl in das Text-Fenster:
robocopy D:\Daten X:\backups *.* /R:1 /W:5 /E /Z /V /NP /XO /LOG:X:\backups\Logfiles\bu_copy%date%.txt pause

Befehlserklärung: syntax= robocopy „Quelle“ | „Ziel“ | *.* | „Parameter“ | „Pfad wo Logfile angelegt werden soll“ Der Buchstabe X muss sowohl beim Ziel als auch beim Logfile gegen den tatsächlichen Buchstaben des USB-Laufwerks ausgetauscht werden. Haben wir also die Befehle angepasst, müssen wir das erstellte Script nur noch abspeichern: im Editor auf -> Datei / Speichern unter / Pfad: „C:\scripte“ / Dateiname: „backup.cmd“ (wichtig ist hier das „.cmd“ ) Das Wichtigste ist hiermit geschafft – war doch gar nicht so schwierig, oder? 🙂 Jetzt müssen wir dieses Backup-Script nur noch regelmäßig ausführen lassen und das machen wir wie folgt: (Beschreibung beispielhaft in Windows 7)

4.1 Start / Alle Programme / Zubehör / Systemprogramme / „Aufgabenplanung“

4.2 Im Fenster „Aufgabenplanung“ im linken Teil des Fensters mit der rechten Mousetaste auf „Aufgabenplanung (Lokal)“ und den Eintrag: „Einfache Aufgabe erstellen“ wählen! Nun startet ein Assistent der uns durch die Erstellung der Aufgabe leitet

4.3 Name: „backup“ & Beschreibung: „Backup meiner Daten“ – Klick auf „weiter“

4.4 Wann soll die Aufgabe gestartet werden? Ich empfehle >>wöchentlich<< – Klick auf „weiter“

4.5 Jetzt bestimmen wir Tag und Uhrzeit, wahlweise: „Sonntag 19:00 Uhr“ – Klick auf „weiter“

4.6 „Programm starten“ sollte ausgewählt sein – Klick auf „weiter“

4.7 mit „durchsuchen“ wählen wir die vorher erstellte Datei „c:\scripte\“backup.cmd“ – Klick auf „weiter“ „Fertigstellen“ Der Vollständigkeit halber sollten wir noch testen ob unser Script funktioniert: Das machen wir indem wir mit dem Windows Explorer zu C:\scripte navigieren und die Datei backup.bat einfach doppelklicken! Nun geht ein schwarzes DOS-Fenster auf und falls sich ein Fehler eingeschlichen haben sollte, wird dieser hier angezeigt. Wenn alles passt und der Kopierjob läuft, sollte so etwas wie „Protokoll Datei: X:\backups\Logfiles\Pictures_bu_07022012.txt“ angezeigt werden!

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